コールセンターの予約受付代行とは？サービス内容をご紹介！

メールやネットで簡潔に予約が完了する現代においても、電話での予約や問い合わせの需要が依然として高いことはどの企業様も感じていらっしゃることと存じます。特に、営業時間外や接客中の電話予約を受けることは難しく、負担が大きいです。

そんな悩みを解消する、”予約受付代行”というサービスがあるのをご存知でしょうか。

「聞いたことあるけど実際どうなの？」「使ってみたいけど高いんでしょ？」といった疑問もあるようです。予約受付代行とはどんなサービスなのか、メリットや導入の仕方、費用などまるっとご紹介します！

予約受付業務における課題

直接電話受付業務をされている企業様、このような悩みを抱えていませんか。

予約を取り逃がしてしまう

早朝や深夜など営業時間外にかかってきた電話には、出られないこともあります。

せっかくお電話していただいたのにもかかわらず、お客様をがっかりさせてしまい、大切なご予約を取りこぼしてしまう結果になるのです。繋がらなかったが故、他の店舗に予約を取られてしまうといったことも発生してしまいます。

本来の業務に集中できない

接客中に電話がかかってくると、本来の業務に集中できないといった問題もあります。

エステサロンや美容院などでは施術中に接客を中断して、電話対応しなければいけません。これはお客様の満足度の低下やスタッフのモチベーションにも影響します。

また、病院などでも予約に気を取られていると、本来の業務に支障が出る可能性があります。

人件費を掛けられない　

電話受付のために新たな人材を増やすと、その分の人件費、教育費、時間が必要となりますので、電話対応専任のスタッフを雇うということは容易なことではありません。

さらに時間外の電話にも対応したいと考えると、専用の電話予約受付窓口を開設しなければならず、開設費用やそのための人件費などコストがかかります。

負担と無駄が多い折り返しの対応

電話に出れなかった場合は、折り返しの電話やメールを行うこともあるかもしれませんが、余計な手間がかかります。留守番電話を嫌がるお客様も一定数いらっしゃり、せっかく折り返しをしても「もういいわよ。」なんて怒られる事もありえるのです。

また、個人で経営されている方は、休憩やプライベートの時間を割いて電話対応をしている方も多いのではないでしょうか。負担が大きいだけでなく、ファーストコンタクトのタイミングを逃してしまうと予約の取りこぼしにも繋がります。

予約受付代行とは

予約受付代行とは、エステサロンや美容院、病院、公共施設、塾・スクールなど様々な業種の予約受付業務を代行するサービスです。

最近ではライフスタイルが多様化し、早朝や深夜、休日に予約を申し込みたいというお客様が増えてきています。しかし24時間365日予約の対応をするというのは、受ける側にとっては負担がかかることです。

予約受付代行に依頼すると、営業時間内の代行はもちろん、休業日や営業時間外にかかってきたお客様からの電話を受けることができるようになり、予約の取りこぼしを防ぐことが可能です。また、スタッフが接客や施術に集中することができるので、お客様の満足度向上や信頼度アップにも繋がります。予約受付の経験が豊富なプロのオペレーターが対応するため、応対品質の向上も期待できます。

普段、電話本数が少ないといった場合も個人・小規模事業向けの料金プランを用意している代行先もあるため、しっかり選定することが大切です。

それほど電話が来なくても電話対応をアウトソーシングできる？個人企業・小規模事業所向け電話代行のメリット

予約受付を代行するメリット

電話受付業務を行う際には、様々な課題があることをご紹介しました。ここからは電話予約受付を代行した場合に、得られるメリットについてお伝えします。

予約を受けやすくなる

やはり一番のメリットは、予約の取りこぼしを防げるということです。

予約受付代行は、24時間365日対応可能な業者がほとんどです。業務時間外や休日の電話予約を受けることができるので、機会損失をなくすことができます。

確実に電話を受けてもらえるという安心感があれば、お客様側も時間を気にせず予約できるので、リピーターにも繋がります。そこで得られた信頼は、売上の拡大にも影響するのです。

コア業務に集中できる

電話受付を代行先に任せることで、いつかかってくるかわからない予約の電話に翻弄されることがなくなります。施術や接客中に妨げられることがなくなるので、通常の業務に集中できるのです。

接客や施術を途中でやめられると、お客様はストレスを感じてしまいます。スタッフが最初から最後まで違和感を与えることなく対応することで、丁寧に扱われていると感じることができ、満足度アップにも繋がるのです。

また、時間を効率よく使うことができるようになるため、残業や人件費の削減にも繋がります。

予約以外の電話にも対応してもらえる

かかってくる電話は予約だけとは限らず、道案内やクレームの場合もあります。また、予約変更やキャンセル、営業電話への対応も行わなければなりません。

それら全てに対応するのは負担がかかりますが、予約受付を代行依頼することで業務に専念でき、細かいストレスからも解放されます。

どんな業種なら対応してもらえる？導入するのに新たに機器が必要なの？

対象業種と導入方法

美容系（美容院、エステなど）
サロンの予約受付や問合せ対応
スクール（ヨガ、パソコンなど）
イベントや教室の予約受付や問合せ対応
医療（病院、クリニック、予防接種、ワクチン接種など）
ワクチンや診療の予約受付、問合わせ対応
公共施設（スポーツ施設、公民館など）
体育館など予約の管理受付、問合せ対応
通信販売など
商品の予約受注、問合せ・クレーム対応

その他にも

士業（弁護士、行政書士、司法書士、税理士など）
不動産会社など
個人店

様々な分野の予約受付としてのノウハウがございますので、あらゆる業種に対応が可能です。

予約受付代行サービス導入には新しい電話や機器の準備や工事は必要ありません。現在ご利用の電話番号をそのままご利用いただくことも、専用の局番を開設することも可能です。

電話受付代行サービスは24時間365日対応可能のコールセンターコンタクトセンター株式会社Step y’s（ステップワイズ）にお任せください。https://stepys.com/lp/for-salon/

委託するのに何を伝えればいいの？開始まで時間かかるんでしょ？

予約受付代行委託までの流れ

①担当スタッフが打合せで企業情報、マニュアル、確認必須事項など細かくヒアリングしていきます。

お客様からのご予約に対しオペレーターがどこまで案内するか、お問合せ時の対応などについてなど細かく指定することが可能です。また、途中で情報変更があった際もすぐに対応いたしますので、ご安心ください。

②クライアント様のご要望、対応方法などをオペレーターへレクチャーし、クライアント様スタッフの一員として応対できるよう教育を徹底します。経験豊富なオペレーターがほとんどなので、レクチャーしてから業務開始に至るまでに時間は要しません。また、対応品質の向上に向け、定期的に社内研修も行っており、高品質の対応を期待いただけます。

③現在ご利用中の番号はそのままコールセンターに転送されるので、それに伴う工事や機器の購入の必要もありません。（新たに取得を希望される場合も対応可）予約以外にも道案内やクレーム、営業電話まで幅広く対応いたします。

最短3営業日でスタートが可能なので、ご相談後すぐにでも予約受付代行を始めることができます。

お申込みからサービス開始までの流れ
株式会社Step y’s（ステップワイズ）https://stepys.com/lp/for-salon/

人件費と変わらないぐらいの費用かかるんじゃないの？

予約受付代行における費用・相場

現在、Step y’sでは初期費用無料、基本料金値下げキャンペーンが行われています。

初期費用	5万円→今なら無料！
基本料金	10万円→4万円
1件当たりの料金	290円
管理費	電話受付料金の10％

※基本料金は対応時間帯により変動します。
例：課金平均月13件の場合　40,000円+290円×13件+4,377円＝48,147（税抜）

営業電話や間違い電話への対応は何件でも無料です。
サービス開始に伴う工事や機械などの費用は掛かりません。

メリットがいっぱいの電話代行サービスを導入するならStep y’s

弊社Step y’sはコールセンター代行業務をメインとしたお客様対応を行っている会社です。

高品質の研修を受けた受付代行業務専門のオペレーターが24時間365日対応可能を行っており、予約の取りこぼしを防ぎ、お客様満足度向上にも貢献いたします。

多種多様な業種を経験、専門的な分野にもノウハウがございますので、ご要望に応じて受付電話対応マニュアルの作成も可能です。
クライアント様のスタイルに合わせたプランを提案いたしますので、1日のみや休日のみなどスポットでの代行も是非ご相談ください。

どの業種や用途でも幅広く対応することが当社の強みですので、まずは無料見積もりからのお問い合わせをお待ちしております。

電話受付代行サービスは24時間365日対応可能のコールセンターコンタクトセンター株式会社Step y’s（ステップワイズ）にお任せください。https://stepys.com/lp/for-salon/

まとめ

予約受付の電話が繋がるかどうかというのは、お客様の満足度やリピート率に影響します。また、スタッフも電話応対で中断されることなく本来の業務に集中することで、モチベーションアップを図ることができます。スタッフのパフォーマンスの向上のためにも、コールセンター予約受付代行を利用することを考えてみてはいかがでしょうか。

予約代行は予約の取りこぼしを防ぐだけではなく、応対の品質向上でさらなる予約獲得へと繋がりますので、売上アップを図る目的としても有効です。

まずはクライアント様のご希望に沿った対応ができるかどうか、お問い合わせください。