ネットショップ 2023.11.06 2023.11.06

ネットショップの発送業務とは?発送代行サービスを詳しく解説!

発送イメージ

ネットショップで商品を販売する際、発送業務は必要不可欠ですが、最近ではネットショップを利用されるお客様が増えたことで、発送業務が立て込んでいるという声も耳にします。

嬉しい悲鳴ではありますが、多忙な通常業務と並行して発送業務を行うことは大変であり、ショップスタッフへの負担も大きいのではないでしょうか。今回は発送業務で悩まれているショップオーナー様に、発送代行とはどんなサービスなのかご紹介します。

売上がそれほど大きくない個人経営の方でも、代行サービスを利用することでコストダウンするケースもございますので、参考にしていただけますと幸いです。

目次

ネットショップにおける発送業務の内容とは?

梱包・発送準備ができた荷物

ネットショップの発送業務には、商品の検品、梱包、配送業者への手配などがあります。

到着を楽しみにしているお客様をお待たせしないよう、できるだけスピーディに行う必要があり、集荷時間にも間に合わせないといけないため時間との戦いです。一方で、検品や梱包は丁寧に行わなければ、返品やクレームに発展してしまうため、急ぎながらも最善の注意を払わなけらばなりません。

また、どのお客様にどの商品を送ったのかという発送データの管理や、発送後の確認も重要な業務となります。

ネットショップの発送業務を行う方法

自社や個人で行う

発送業務が負担になっていないのであれば、自社や個人で行うのが最善の方法です。

梱包や配送手配などに手間はかかりますが、ネットショップのスタッフが直接商品を発送することで自社にノウハウがたまります。

梱包サイズや配送地域によって配送業者を数社使い分けると、さらなるコストダウンが見込めるでしょう。

アルバイトを雇う

自社や個人での発送が間に合わなくなってきた場合は、発送専門のアルバイトを雇うと業務の効率化を図れる可能性があります。

発送業務の専属スタッフに作業を任せることで、既存スタッフはコア業務に集中でき、さらなる売上アップが期待できるでしょう。

代行サービスに委託する

配送代行サービスに委託すると、検品、梱包、手配などの発送業務をすべてまかせることができます。

ネットショップに発注のばらつきがあっても人件費が無駄にならないというメリットがあるため、アルバイトを雇うよりもコスト削減ができる可能性があります。

自社のネットショップにとって、どの方法が効率的か検討してみましょう。

ネットショップにおける商品発送業務の課題

梱包作業に疲弊するスタッフ

スタッフの負担とお客様満足度の低下

注文が多くなってくると、発送対応が徐々に遅れてきます。遅れる場合は遅延の連絡という業務が追加され、発送担当者の負担増加、さらにはお客様の満足度低下にも繋がりかねません。

また、出荷する数が増えると商品の在庫も増えるので、保管にかかる費用と在庫管理の負担も伴います。

発送管理体制が構築されていないとミスが発生してしまう

発送管理体制が構築されていないと、商品を発送したつもりが送られていなかった、違う商品を発送してしまったなどのミスが発生してしまう可能性があります。出荷作業は作業マニュアルを整備しておきましょう。

マニュアルに沿って発送業務を行うと、人によって対応が変わるということも起きないため安心です。

ネットショップ発送業務をアウトソーシングするメリット

メリット デメリット

ネットショップが成長するにあたり発送業務でお困りの場合は、外注するといった方法も検討してみましょう。ここからは発送業務を外注するメリット・デメリットについてご紹介します。

時間とコストの削減ができる

発送業務を外注することで、発送に充てていた時間とコストの削減ができます。在庫を自社で抱える必要もなくなりますし、アルバイトを雇う必要もありません。季節によって注文の変動がある場合も、委託先で対応してもらえるので人員調整の必要もなくなります。

また、梱包資材や配送費なども委託先を通した方が、コストを抑えられることが多いです。

発送品質を維持できる

発送業務と並行して受注や電話対応を行っていると、立て込む業務の中でミスが起こることも増え、発送スピードも低下してしまいます。

発送業務を外注することで、安定した発送品質の維持ができるため、お客様満足度の向上が期待できるのです。

他の業務に専念できる

ネットショップの運営業務は発送だけではありません。

受注やお問合せ、クレームや返品・交換の対応などの通常業務はもちろんのこと、ネットショップの更新やキャンペーンの提案、集客やリピーター獲得のマーケティングなど、売上を上げるための業務も多岐にわたります。

外注することで、スタッフがメイン業務に集中できるため、業務の質向上にも繋がります。

ネットショップ発送業務をアウトソーシングするデメリット

発送業務のノウハウを蓄積できない

外注すると発送業務をすべて担ってもらうことになるため、自社に発送業務のノウハウを蓄積することが難しくなります。

後に自社で発送業務を行うことになった場合、一から仕組みの構築をしなければなりません。

情報漏洩のリスクを伴う

お客様の個人情報を委託先に開示しなければならないため、外注するとどうしても情報漏洩のリスクが高まります。

外注する場合は、セキュリティがしっかりしている安全な外注先を選定することが大事です。

柔軟な対応ができない場合がある

お客様からの急なキャンセルや注文を追加してほしいなどの依頼に、個々の対応が難しくなってしまいます。ただ、これは個人で発送する場合にも起こりうる問題で、注文が少数で時間に余裕がある場合は柔軟な対応ができますが、ある程度注文が増えてくると出来ないことが増えていくでしょう。

外注する場合は、お客様からの要望を洗い出し、それに対応してくれる外注先を選ぶことが大切です。

外注できるネットショップ発送業務範囲

発送業務を外注するとはいっても、いったいどこまで代行して行ってもらえるのでしょうか。基本的に発送業務とは、以下のような業務のことです。

入庫倉庫に入荷した商品を検品し、在庫として計上する
検品入荷した商品に不備がないのか確認
商品の保管入庫した商品を発送するまでの管理
ピッキング梱包出荷処理に基づいて、商品を梱包、納品書や払込書の差し込みや送り状の貼り付け
発送梱包された商品を配送業者に引き渡し、お客様に発送を知らせる
在庫管理商品の入庫から出荷の流れを管理する

この他にも受注処理や決済、電話での問い合わせやクレーム対応なども併せて代行してくれる業者もあります。外注先によって代行してもらえる範囲が異なるため、自社のネットショップに合った方法で外注出来る委託先を選びましょう。

ネットショップ発送代行サービスの種類

サービスの種類

物流倉庫集約型

複数の物流倉庫と提携して発送代行を行うサービスです。

受注管理はネットショップが行い、商品の出荷と配送、在庫管理部分を代行してくれます。倉庫が複数あるため、発送先に近い場所から発送でき、配送費を安く抑えられるのも魅力です。

個別倉庫型

提携先を持たずに、自社で倉庫を持った発送代行サービスです。

物流倉庫集約型と同じく、受注管理はネットショップが行い商品の出荷と配送、在庫管理部分を代行してくれます。

在庫を1つの拠点で管理したいというネットショップや細かい作業を設定したいという場合におすすめです。

サービス型

商品の出荷から発送までの作業代行だけではなく、受注管理や電話対応、ネットショップのサイト運営まで代行してくれるサービスです。

ネットショップ全体の作業を効率化したいというネットショップに向いています。

AmazonFBAマルチチャンネル

Amazon社が提供する代行サービスで、Amazonの倉庫で商品管理を行ってくれます。

自社のネットショップの商品の配送も行ってくれますが、一度商品をAmazonに出品する必要があります。

ネットショップ発送代行サービスで発生するコスト

発送代行サービスに委託する際に発生するコストについてご紹介します。

施設使用料

商品を入庫、保管するスペースや梱包などを行うためのスペースの使用料のことです。

扱っている商品の大きさや量によって変わってきます。

運用管理費

在庫を管理するためのシステムや倉庫の入出庫を管理するシステムにかかる費用です。

入庫費

商品を倉庫に搬入する際にかかる費用です。入庫した際の検品も併せて行ってくれますが、入庫の手段や作業内容によっても料金が変わってきます。

梱包、資材費

商品の梱包にかかる資材と納品書作成の費用です。

梱包資材や緩衝材の料金に加え、ギフト梱包やのし袋があるかなどでも料金が変わってきます。

配送費

宅配業者に直接払う費用です。

ほとんどの発送代行業者はヤマト運輸や佐川急便、日本郵便と割引契約を結んでいるため、自社から送るよりも配送費は安くなる傾向があります。

ネットショップ発送代行業者を選ぶポイント

POINT

費用

発送代行依頼する際に、最も気になることは費用のことではないでしょうか。

できるだけ安く依頼したいものですが、安さだけで判断してしまっては配送トラブルの元です。

これまでの業務実績やサービス内容をしっかり精査し、料金に見合った配送が行われるかどうか見極めましょう。

業務範囲

依頼する業者によって対応できる業務の範囲が異なるため、まずは自社ネットショップがどの業務を外注したいのか、業務内容を明確にする必要があります。

希望通りのサービスが依頼できるか、業務拡大した際も対応してもらえるのか、長い目で依頼できる代行先を絞り込みましょう。

自社サービスとの連携

ネットショップで使用しているシステムと、連携が可能なのか事前に確認しておくことも大切です。

また、システムだけではなく、トラブルが起きた際はどこまで対応してもらえるのかのも事前に確認しておき、安心して任せられる代行業者を選びましょう。

発送・物流代行ならファーストロジがおすすめ

入荷から配送までワンステップのアウトソースが可能な代行サービスをご検討の場合は、個別倉庫型サービスであるファーストロジの物流代行がおすすめです。

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物流コストの見える化、運用フローの最適化を強みとしており、費用と業務範囲をわかりやすく提案してくれます。

ファーストロジ倉庫と同じ敷地内に弊社ステップワイズの受注管理・カスタマー対応専用のブースがございますので、受注代行をご希望される場合も対応が可能です。より一貫したフルフィルメントなサービス型体制の構築を実現し、スピーディな物流対応や顧客対応で、お客様へ更なる安心感と信頼をお届けすることができます。

ショップオーナー様に最適なサービスのご提案をいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。

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まとめ

発送業務の課題と代行サービスに依頼する際のポイントについてご紹介しました。

自社での発送業務が負担になってきた場合は、発送代行サービスを利用するという方法がありますので、自社ネットショップに合う委託先を選定してみてはいかがでしょうか。

委託する際は、どこまで自社で行い、どの業務を委託するのか洗い出すことが大切です。